| Les aspects techniques (suite)
Elle s’applique aux systèmes informatisés utilisant des disques optiques non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many). Ces disques ont une durée de vie estimée de 10 à 30 ans pour les supports plastique et d’un siècle pour les supports en verre.
Il est apparu récemment de nouveaux supports : le CD ou DVD Century contenant des informations gravées dans un substrat en verre : solution sélectionnée par la Bibliothèque Nationale de France comme média d'archivage pour ses collections de livres numérisés.
Quelles solution adoptée pour l’archivage légal ?
L’archivage de documents électroniques dans un but juridique est un domaine complexe. La solution d’externalisation est une solution à analyser, notamment dans des entreprises ou organismes de taille moyenne.
Il faut alors réfléchir à plusieurs sujets :
- Peut-on avoir confiance à un seul tiers archiveur, notamment dans le cas où le tiers archiveur a un sinistre majeur (incendie, …), ou dépose son bilan.
- Afin de renforcer les questions de preuve en cas de litige et de garantir la sécurité des échanges électroniques, faut il faire appel à d’autres tiers :
- le tiers horodateur, qui gère l’ensemble de techniques permettant de s'assurer qu'un document électronique a été créé, signé, demandé ou consulté à une certaine date et heure.
- le tiers certificateur, en sa qualité d'intermédiaire choisi par les parties pour sa neutralité et son indépendance, a pour mission de contrôler, de garantir la sécurité des échanges électroniques et de fournir des preuves en cas de litige.
- Et évidemment cette activité de tiers archiveur n’étant pas encore réglementée, la qualité des prestations réalisées, son respects des normes (notamment NF Z 42-013) et la rédaction d’un contrat solide.
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Quelle démarche pour un projet d'archivage ?
Quelle durée d'archivage ?
La durée de conservation dépend autant de l'occasion à laquelle ils devront être produits que de leur nature d'origine (par exemple, un contrat commercial peut être produit lors d'une contestation commerciale, bien sûr, mais aussi à l'occasion d'un contrôle fiscal, des suites d'un dépôt de bilan .).
La durée à considérer part généralement, non de la date d'émission du document, mais du bon achèvement de la notion à laquelle il est lié (ex : fin exécution d'un contrat). On peut dresser un tableau indicatif de leur durée de conservation, suivant leur usage futur supposé :
- Actes notariés : illimitée
- Documents d'assurance : 30 ans
- Bon de commande, commande clients, contrats commerciaux : 10 ans
- Factures client, bons de livraison : 10 ans
- Documents fiscaux : 6 ans
- Fiches de paye : 5 ans
En savoir plus : Plusieurs dossiers sont accessibles sur le Net, dont :
Un dossier de Valérie Sédallian (avocate)
http://www.juriscom.net/pro/2/arch20020708.pdf
Guide de l'archivage électronique sécurisé (date un peu)
http://www.edificas.org/ftp/Archivage/GuidArcv.PDF
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Domaines sécurité
